Mocht je traagheid ervaren bij het ophalen van mail dan kon dat wel eens komen omdat de mailbox te groot is. Wanneer dit het geval is kun je het beste je mailbox gaan opschonen. Vooral het gebruik van IMAP zorgt ervoor dat mailboxen erg groot kunnen worden, omdat alle e-mail bij ons op de mailserver blijft staan.
Om jou als klant hier toch mee te kunnen assisteren, geven we een aantal praktische tips om je mailbox op te schonen en te voorkomen dat deze te groot worden.
Offline mappen aanmaken
De meeste IMAP clients hebben de mogelijkheid om ook lokale, offline mappen te maken. Een handige methode is elke paar maanden een aantal mappen, groepen mailtjes, mailtjes met grote attachments over te zetten naar deze lokale map. Heb je dan een oud mailtje nodig? Dan kun je deze eenvoudig terugvinden.Omdat IMAP zonder actief onderhoud alles bewaard, kan een mailbox tienduizenden mailtjes en tientallen gigabytes bevatten. Op een gedeeld mailplatform is dit erg moeilijk te handhaven.
Verwijder berichten uit de prullenbak
Als je met IMAP een bericht verwijdert, wordt hij in eerste instantie in de map 'trash' geplaatst. Dit betekent dat ze daar nog een keer verwijderd moeten worden voor ze daadwerkelijk niet meer op de server staan. Een keer verwijderen is helaas niet genoeg. Sommige mailclients ondersteunen het direct verwijderen van berichten, waardoor ze niet meer in eerste instantie in de trash map geplaatst worden.
Gebruik een mail-applicatie om op te schonen
Voor de meeste toepassingen is webmail erg handig maar het opschonen van mail hoort hier niet bij. Stel desnoods tijdelijk een mailclient (bijvoorbeeld Thunderbird) in, synchroniseer je berichten en het opruimen wordt sterk vergemakkelijkt. Je kunt nu een stuk sneller bijvoorbeeld op afzender of wel/geen bijlage sorteren, sneller zoeken en grotere selecties maken. Regelmatig (elke drie maanden) even wat archiveren en opruimen zorgt ervoor dat je mailbox binnen de perken blijft.
Maak gebruik van mappen, labels en andere filters
Door gebruik te maken van mappen en andere markers kan je grote hoeveelheden mail uitsluiten. Als je bijvoorbeeld een map hebt met alle belangrijke berichten erin, zou je je inbox op datum kunnen sorteren. Alles ouder dan een week kun je dan verwijderen zonder dat je belangrijke berichten verwijderd.
Mailbox vol
Is je mailbox vol of krijgt je oude mail nog een keer binnen? Let dan op het volgende.
Het is in verschillende mailprogramma's mogelijk om email tijdelijk op de server te laten staan. Hierdoor is het mogelijk om mail op twee of meer computers te lezen. Let wel op dat de mailbox dan wel flink groter kan worden. We adviseren je dan ook om de mail niet langer dan 14 dagen op de server te laten staan.
Je kunt in Outlook Express deze instellingen doen onder: Extra / Accounts / Eigenschappen account / Geavanceerd. In Outlook selecteer je: More settings / Advanced bij de account in kwestie.
Dit systeem werkt niet optimaal wanneer twee computers tegelijkertijd inloggen op een mailaccount. Het kan dan voorkomen dat je mailprogramma in de war raakt en alle mail nogmaals ophaalt, zodat het lijkt of je mail dubbel ontvangt. Dit is alleen op te lossen door de functie "leave mail on server" (kopie van mail op server bewaren) uit te zetten of er voor te zorgen dat er nooit vanaf twee plekken te mail wordt opgehaald.
